Adjoint(e) au directeur général et conservateur en chef

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Ce concours vise à combler un poste régulier à temps plein (35 heures/semaine) à la Direction générale.

Attributions

Sous l’autorité du directeur général et conservateur en chef, le titulaire du poste assure le bon fonctionnement général du bureau et apporte son soutien au directeur général dans l’exécution de ses fonctions en effectuant toutes tâches facilitant le bon déroulement des activités de la direction générale.

Responsabilités

Gestion des opérations courantes

  • Assurer le bon fonctionnement administratif de la direction générale et participer activement à la gestion des dossiers spéciaux;
  • Gérer l’agenda, les appels téléphoniques et les courriels du directeur général et conservateur en chef;
  • Assurer un suivi de tous les documents soumis pour signature et approbation;
  • Assurer le suivi des registres de présence des directeurs;
  • Entrées de données, classement et archivage de documents;
  • Compléter les rapports de reddition de compte concernant les déplacements hors Québec;
  • Tenir à jour la base de données des contacts du Directeur général et conservateur en chef;
  • Organisation et suivi des réunions du comité de direction, des réunions d’affaires, des appels conférences et des réceptions du directeur général;
  • Organisation de voyage régionaux et internationaux;
  • Rédaction de correspondance en français et en anglais;
  • Rédaction des contrats de location (fonctions privées);
  • Production du rapport du directeur général pour chacun des Conseils d’administration;
  • Préparer des documents de présentation à la demande du Directeur général et conservateur en chef;
  • Effectuer dans le logiciel comptable, la saisie des informations et le suivi de tous les postes budgétaires de la direction générale et du développement financement;
  • Faire les comptes de dépenses du Directeur général et conservateur en chef;
  • Apporter son appui au secrétariat général;
  • Effectuer toutes autres tâches à la demande du directeur général et conservateur en chef.

Développement durable

  • Agit en tant qu’officier du développement durable au sein de l’organisation et promeut le projet de développement durable au sein du Musée;
  • Participe à la rédaction du plan stratégique de développement durable du Musée;
  • Gère le budget du développement durable.

Exigences

Scolarité minimale

  • Détenir un diplôme d’études collégiales ou l’équivalent.

Expérience

  • Posséder au moins dix (10) années d’expérience ayant permis l’acquisition de connaissances et habiletés requises par l’emploi dont quatre (4) à titre de secrétaire de direction;
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit et très bonne capacité à s’exprimer et à rédiger en anglais;
  • Très bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Habiletés requises

  • Très grande autonomie, initiative et jugement;
  • Bon sens des responsabilités, de l’organisation et de la planification;
  • Flexibilité, disponibilité;
  • Confidentialité et discrétion;
  • Tact et diplomatie;
  • Facilité à rédiger;
  • Grande maturité;
  • Souplesse;
  • Entregent;
  • Capacité de développer des méthodes de travail efficaces;
  • Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois;
  • Sens du travail en équipe;
  • Excellente culture générale et bonne connaissance du milieu culturelle un atout.

Conditions salariales

  • Selon l’échelle salariale en vigueur.
  • De 53 618 $ à 57 858 $ selon l’expérience.

Seules les personnes dont les candidatures auront été retenues seront contactées.
Le Musée d’art contemporain de Montréal souscrit au principe d’accès à l’égalité en emploi.
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.