Adjoint administratif aux activités éducatives

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Ce concours vise à combler un poste occasionnel moins d’un an à temps partiel (28 heures/semaine), à la Direction artistique et éducative.

Attributions

Sous l’autorité du Responsable des ateliers à la direction artistique et éducative, le titulaire assume les tâches de soutien administratif inhérentes aux besoins en secrétariat de la direction. Le titulaire est responsable des réservations et du secrétariat de l’ensemble des activités éducatives : ateliers, visites, camps de jour, moments créatifs, etc., de même que des programmes spéciaux offerts au cours de l’année. Le titulaire effectue également des tâches visant à faciliter le déroulement de l’ensemble des activités générées par le secteur de l’éducation.

L’adjoint administratif assume les tâches de soutien administratif facilitant le bon fonctionnement de l’ensemble des activités du secteur de l’éducation. Il doit entre autres :

  • Répondre aux appels téléphoniques;
  • Assurer la gestion des réservations (visites et ateliers) et des inscriptions relatives à l’ensemble des programmes éducatifs ainsi que le support administratif nécessaire à leurs planification, organisation et réalisation. (Réservations, inscriptions, facturation, annulations, compilation des données, statistiques, listes d’envoi, etc.);
  • Préparer la documentation et faire les suivis nécessaires au bon déroulement des différents programmes éducatifs;
  • Participer à la mise à jour et à l’optimisation d’utilisation du logiciel de réservations Eudonet;
  • Assurer le bon déroulement et le suivi des bons de commande et des paiements de factures par le biais du logiciel Virtuo;
  • Établir et tenir à jour le système de classement des dossiers, classer la correspondance et autres documents;
  • Assurer la distribution du courrier;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent;
  • Posséder un minimum de deux (2) à trois (3) années d’expérience ayant permis l’acquisition de connaissances et habiletés requises par l’emploi;
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit et bonne capacité de s’exprimer en anglais;
  • Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
  • Connaissance d’un logiciel de réservation un atout;
  • Autonomie;
  • Soucis du service à la clientèle;
  • Bon sens de l’organisation et de la planification;
  • Capacité de développer des méthodes de travail efficaces;
  • Capacité de faire preuve d’initiative;
  • Confidentialité;
  • Discrétion;
  • Entregent;
  • Souplesse;
  • Tact et diplomatie.

Conditions Salariales

Selon l’échelle en vigueur.

  • De 17,95 $ à 23,94 $ de l’heure selon l’expérience ;
  • Plus 11,12% (compensation des avantages sociaux) et 8% (vacances).

Seules les personnes dont les candidatures auront été retenues seront contactées.
Le Musée d’art contemporain de Montréal souscrit au principe d’accès à l’égalité en emploi.
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.